Czy sprawozdanie podpisuje cały zarząd?

Co do zasady TAK.

Należy jednak pamiętać o tym, że członek zarządu może odmówić złożenia podpisu. W tym wypadku ustawa o rachunkowości w art. 52 ust. 2 zawiera szczegółowe informacje na temat sposobu udokumentowania takiej odmowy.

Ponadto Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw wprowadziła możliwość podpisu sprawozdania finansowego przez co najmniej jedną osobę w przypadku, w którym organ jest wieloosobowy.

Wprowadzony ust. 2b art. 52 Ustawy o rachunkowości wprowadził mechanizm polegający na złożeniu przez członków zarządu niepodpisujących sprawozdania finansowego oświadczenia, które wskazuje na to, iż sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Załóżmy zatem, iż w skład zarządu zagranicznego podmiotu wchodzą 3 osoby. Dwóch obcokrajowców oraz obywatel Polski posiadający podpis PUAP. W takim przypadku wystarczającym będzie złożenie podpisu pod sprawozdanie finansowym wyłacznie przez jednego członka zarządu przy uwzględnieniu wymogów dotyczących złożenia dodatkowego oświadczenia.

Z naszych doświadczeń wynika, iż niewiele jednostek skorzystało z tego rozwiązania. Jest to o tyle zaskakujące, że mechanizm ten pozwala na uproszczenie procedury podpisywania sprawozdań finansowych przez cudzoziemców, którzy byli zmuszeni do wizyty w polskim konsulacie lub u notariusza celem uzyskania profilu zaufanego PUAP lub podpisu kwalifikowanego.

Od naszych Klientów pojawiło jednak pytanie na temat kolejności podpisywania takiego sprawozdania finansowego. Interpretacja przepisów Ustawy o rachunkowości wskazuje, iż kolejność składania podpisów powinna przebiegać następująco:

Pierwszy podpis pod sprawozdaniem finansowym składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jest to o tyle istotne, że oświadczenie członków zarządu niepodpisujących sprawozdania finansowego wskazuje datę i godzinę podpisania sprawozdania finansowego przez tę osobę.
Kolejnym dokumentem jest oświadczenie, które można podpisać w sposób tradycyjny, tj. w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Oświadczenie podpisują członkowie zarządu, którzy nie będą podpisywali sprawozdania finansowego XML.
Ostatnim podpisem kończącym procedurę podpisywania jest podpis członka zarządu. Podpis ten, tak jak dotychczas, składa się elektronicznie pod dokumentem XML podpisanym przez osobę wskazaną w punkcie.

Przy przeprowadzeniu tej procedury należy pamiętać o złożeniu oświadczenia w KRS razem ze sprawozdaniem finansowym.

Link do nowelizacji:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20210002106/T/D20212106L.pdf

Autorem tekstu jest Tomasz Karpiński | Biegły rewident