Zatrudnienie członka zarządu na umowę o pracę - aktualne ryzyka i praktyczne rekomendacje
W ostatnim czasie coraz częściej pojawiają się istotne wątpliwości prawne dotyczące możliwości zatrudniania członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie umowy o pracę. Problem ten ma szczególne znaczenie w przypadku członków zarządu będących większościowymi wspólnikami spółki.
Dlaczego umowa o pracę z członkiem zarządu bywa kwestionowana?
Zgodnie z aktualnym podejściem prezentowanym przez ZUS oraz w orzecznictwie Sądu Najwyższego, w relacji większościowego wspólnika ze spółką często brakuje jednej z kluczowych cech stosunku pracy - pracowniczego podporządkowania.
Osoby posiadające dominujący pakiet udziałów są w praktyce ostatecznie decyzyjne w zakresie funkcjonowania spółki i nie podlegają realnemu zwierzchnictwu, co podważa możliwość uznania takiej relacji za stosunek pracy.
Skutki praktyczne - ryzyka dla spółki i wspólnika
Zakwestionowanie umowy o pracę może prowadzić do istotnych konsekwencji, w szczególności:
- podważenia istnienia stosunku pracy,
- zakwestionowania prawidłowości rozliczeń składkowych,
- uznania umowy o pracę za nieważną.
W praktyce coraz częściej zdarzają się sytuacje, w których ZUS - nawet po wielu latach - kwestionuje obowiązek odprowadzania składek emerytalno-rentowych z tytułu umowy o pracę zawartej z większościowym wspólnikiem. Dzieje się tak niezależnie od faktu faktycznego wykonywania pracy, pobierania wynagrodzenia czy formalnie poprawnego opłacania składek.
Dodatkowy problem - nieodwracalność skutków po 5 latach
Od 2022 r. obowiązują przepisy, zgodnie z którymi po upływie 5 lat ubezpieczony traci prawo:
- do zwrotu nadpłaconych składek,
- do korekty dokumentów ubezpieczeniowych.
W praktyce oznacza to, że składki opłacone w zakwestionowanym stosunku pracy nie podlegają zwrotowi i pozostają po stronie ZUS.
Czy da się ograniczyć ryzyko?
W przypadku umów o pracę zawieranych z większościowym wspólnikiem całkowite wyeliminowanie ryzyka jest w praktyce niemożliwe. Możliwe jest jednak podjęcie działań, które mogą pomóc w budowaniu argumentacji obronnej na wypadek sporu z ZUS.
Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
- Struktura organizacyjna - członek zarządu wykonujący pracę powinien być realnie podporządkowany innej osobie, która wyznacza zadania i odbiera efekty pracy.
- Zakres obowiązków - umowa o pracę nie powinna obejmować czynności typowo zarządczych lub właścicielskich; kluczowe jest wyraźne rozdzielenie ról.
- Wynagrodzenie - powinno być rynkowe i adekwatne do zakresu obowiązków pracowniczych.
Dokumentowanie pracy - ewidencja czasu pracy, urlopy, dokumentacja pracownicza, potwierdzanie realizacji zadań. - Aktywność wspólników - przechowywanie protokołów zgromadzeń wspólników i dokumentowanie realnego udziału wspólników mniejszościowych w zarządzaniu spółką. ZUS coraz częściej posługuje się pojęciem tzw. „wspólnika iluzorycznego”.
Należy jednak podkreślić, że nawet spełnienie powyższych warunków nie daje gwarancji, iż stosunek pracy nie zostanie zakwestionowany - linia orzecznicza Sądu Najwyższego w tym zakresie pozostaje niejednolita.
Alternatywne formy współpracy
Z uwagi na opisane ryzyka, warto rozważyć inne, bezpieczniejsze formy współpracy z większościowymi członkami zarządu, takie jak:
- powołanie do pełnienia funkcji,
- kontrakt menedżerski,
- odpowiednio skonstruowana umowa cywilnoprawna, dostosowana do faktycznego zakresu obowiązków.
Podsumowanie
Zatrudnianie większościowego członka zarządu na podstawie umowy o pracę wiąże się obecnie z istotnym ryzykiem prawnym i składkowym. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, uwzględniającej strukturę właścicielską, faktyczny zakres obowiązków oraz sposób organizacji pracy w spółce.
Jeśli chcieliby Państwo przeanalizować aktualny model współpracy w swojej spółce lub rozważyć alternatywne rozwiązania - zapraszamy do kontaktu.
Przedstawione informacje mają charakter ogólny i służą wyłącznie celom informacyjnym. Nie stanowią porady prawnej ani interpretacji przepisów.
Artykuł powstał w oparciu o informację przekazaną do naszych Klientów przez Dział Kadr i Płac.
#PrawoPracy #ZUS #Zarząd #KadryIPłace #SpółkaZoo #Compliance
